又瑄又慈拔拔的部落格

在南部一家公司開會，這家公司實施節能減碳的計畫，每到中午休息時段，一律關閉辦公室的燈具、停止空調及一切非必要的用電設備。所以到了午休的時間，便發現他們辦公室的燈與空調都是關上的，漆黑一片。但是，沒休息的員工都在自己的位子上開著各自的檯燈，而所有待在座位上的人，或工作或休息，桌子旁邊都吹著各自的電扇...
這個計畫出發點絕對是好的，但是方式有沒有商榷的餘地，就很難說。最起碼每個人都加購一盞檯燈與一部電扇，而且當空調打開時，即使在夏天的辦公室內，每個人仍需要穿著外套（因為空調很冷），為了節能減碳的計畫，反造成另外的花費或變相的花費，會不會成為另一種浪費，有些令人質疑。

最近政府團隊推行「不打領帶」運動！也是不錯的創意，結果官員是領帶必須隨身攜帶，因為有時「配合政策」要不打領帶；有時「配合環境」要打領帶，政策不全面！

關了節流之窗，反開浪費之門？
降低成本，一直是企業營運的重大策略之一，但大部分的企業在長時間努力後，不一定有什麼顯著的績效。究其原因，發現一般企業所實施的降低成本方案，充滿了錯誤的觀念與做法！有些方案不但未能有效落實執行，還可能增加其他支出！有些方案雖然在某方面的數字上達到效果，但結果卻造成另一方面數字的損失（例如「品質」與「效率」兩種管理數字之間存在的互斥）！

舉例子來說，「資源回收再利用」是最基本的降低成本方案之一，又具備環保的訴求，很少能有遭到質疑的空間。可是大家思考看看哪裡出了問題。曾經看過不少的企業，為了100%落實資源回收再利用，在影印機旁邊規劃了「資源回收區」與「資源流通區」兩大區塊。
◆ 資源回收區
放置兩個回收紙張用的箱子，箱子分別寫上A4、A3，將各種單面列印用過的、不要的或印錯的回收紙，依尺寸放置在箱子裏，供員工再列印或再影印，以供內部使用。
◆ 資源流通區
放置用回收紙剪裁的小型便條紙、使用過的二手文具……等，提供員工自由索取，以進行資源再利用。
這個用意良善且合理的方案，卻往往帶來如下列更多的資源浪費！包括許多有形、無形的成本或時間等資源的消耗：
1. 為了維持兩個區域整齊一致，負責管理的人需定期整理，以及將回收紙裁切製成便條紙的作業時間。

2. 使用回收紙（已單面列印過的紙）為了避免誤用到廢紙的那一面，造成資訊的錯誤，甚至還須用筆逐頁在廢紙的那一面劃上個大叉（X），增加了額外的作業時間。

3. 許多人在拆除廢報告中釘書針的過程，總是讓釘書針掉落一地，甚至卡在地毯的縫隙中，增加清潔整理的時間；若忘了拆除紙上的釘書針而直接放入影印機內重複影印，又會導致影印機壞損，提高維修成本，或影響客戶服務與內部作業的順暢。

4. 回收紙因為已經雙面列印，當在公司內部傳送時，收到文件的人員容易誤判正反面，因而經常發生案件未處理、重複處理，或至少必須要再詢問一次的狀況。
5. 為篩選可用的文具，所增加花費的作業時間；篩選完後的文具，卻讓許多員工帶回家給小孩使用。

6. 還有更誇張的是，公司規定內部文件一律用回收紙，否則會遭到指責。結果基層的員工因為一時找不到或懶得找回收紙，便「自行創造」回收紙來內部流通，也就是白紙先印一次使其成為「回收紙」後，再來第二次「正式使用」。

絕對贊同成本精簡與環保主張，但各種因為管理過當，或只是在應付管理的各種花樣開始層出不窮的出現，都不符合高層的希望與環保的美意吧！

上述紙張回收的謬誤只是冰山一角，其他還有更多「省小錢花大錢」的情況，例如大宗購買一些實際用量少的產品，囤積占倉庫還要人管理；派人花幾個星期的時間到處詢價，只為了找便宜幾塊錢的東西；換個便宜的供應商，結果品質交期屢出問題，或與新供應商增加的溝通成本驚人......等等，不勝枚舉。

剔除無節流方案，源流管理最重要！
成本管控並非做消極面的節流，而是要從積極面的改善創新！以下幾個層面的思維供大家參考：
1. 運用科技提高生產力：
減少重複性的工作、降低失誤，均能提高生產力。亞馬遜網路書店（Amazon.com）設立了一套 系統 ，可以自動將客戶的電子郵件傳送給適當的業務代表，因此節省時間與金錢。美國第 一銀 行（Bank One）整合後勤作業的軟體 系統 ，減少重複作業，因此能在十八個月內縮減了近八千個無價值的崗位。

多利用視訊會議，可 大大 減少差旅支出與交通風險（可是筆者總是看到難以數計的飛行出差）。
許多企業的確是運用了高科技，但工作量及成本一點也沒少（品質也不一定比較好），運用高科技像是在趕流行。

2. 找對企業商務夥伴：
為節省人事成本，以較低薪聘用的人員來處理事務，結果不僅得花兩倍的時間複核，更可能丟掉重要訂單。必須找到對的內部員工、對的外部顧問、對的供應商...等不同角色的商務夥伴，一次把事做對才是最節省的！（總是看到企業省小錢花大錢）。

3. 守法並規避風險：
體認環保法令日漸加嚴，應隨時注意法令的變更，調整生產流程，改善污水、廢氣物的處理，以免造成額外的損失。落實綠色議題，改善生產製造流程，以達成RoHS（有害物質使用限制）與WEEE（廢電子電機產品設備）所要求的綠色供應鏈需求，研發符合綠色元件的產品、採購有綠色認證的原物料等等。

4. 強化品牌與研發能力：
在物料高漲與資源不足的情況下，必須研發或尋求可供替換之原物料。如紡織業使用有機棉、五金業使用合成金屬。惠普（HP）推出之綠色節能的電腦、新力（SONY）的綠色夥伴（Green Partner）、建築業的綠色建築技術、寶馬（BMW）的氫氣能源（燃燒後僅剩水的特性）、日系的油電混合電動車，以及歐系更省油、減少二氧化碳排放量的柴油車等等。這些創新的研發技術，除引領業界外，更可提升企業品牌知名度與商譽。

5. 擬定日常作業規範：
舉凡節約用電、資源回收（紙箱、廢紙、碳粉、電池、光碟）、垃圾分類等措拖，視環保為企業文化的一環，落實並融入日常營運、生活習慣中，以塑造企業文化與優質風氣，讓員工視成本管控為一種自發習慣與美德，而非宣導口號！
6. 最重要的！
企業在產品研發及商品企劃之初，就要先強迫置入節省成本的基本原則，任何違反本原則的創新提案，都應該視為「較次級的選擇方案」。這個看似基本原則的鐵律，企業內部真正能貫徹執行的太少了！所以源流管理的話，一切先從研發單位或企劃單位開始著手，絕不為過。

成本控管要做，更要做的精準！
企業進行成本管控時，若依循分割式的思考模式，會有見樹不見林的結果，節省成本的結果當然是愈管控愈高。

因此，必須拉高視野、改變思考方式，全面性檢視各管理層面的議題，才能有效降低成本！

作業基礎成本法（ABC成本法，Activity-Base Costing）在全球運用近二十年的實務經驗也告訴我們，不根本地從作業活動進行成本檢討與管控，所有最扎實的成本精簡（Cost Down）效益，都會在三年內重新回到原點。不想重蹈覆轍而使成本愈管控愈高的話，還是從組織的至高點視野，重新看看我們究竟在忙些什麼吧！

台灣企業在成本控管上，普遍缺乏的是做的精準（Work Smart），而不缺乏做的努力（Work Hard）。大家一同深思，別再讓成本高居不下，也別讓成本愈管控愈高！